Klauzula informacyjna dotycząca Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z Centralnym Rejestrem Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz – w przypadku pozyskania danych z innego źródła niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Centrum Usług Społecznych Gminy Giżycko
ul. Olsztyńska 29
11-500 Wilkasy
tel. 517 777 217
e-mail: cus@ugg.pl.

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@inbase.pl;
• pisemnie na adres Administratora wskazany powyżej, z dopiskiem: „Inspektor Ochrony Danych”.

Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

1. zawarcia, realizacji, zmiany, rozwiązania i rozliczenia umowy zawartej z Centrum Usług Społecznych Gminy Giżycko;
2. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków dotyczących gospodarki finansowej, rachunkowości, sprawozdawczości, archiwizacji oraz jawności gospodarowania środkami publicznymi;
3. wprowadzenia, udostępnienia, aktualizacji, korekty, wycofania lub usunięcia informacji dotyczących umowy w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, zwanym dalej „CRU JSFP”;
4. potwierdzenia prawidłowości zawarcia i realizacji umowy, w tym ustalenia osób reprezentujących strony umowy, pełnomocników oraz osób wskazanych do kontaktu;
5. zapewnienia rozliczalności i bezpieczeństwa operacji wykonywanych w związku z obsługą CRU JSFP;
6. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z zawarciem lub realizacją umowy.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy Pani/Pan jest stroną umowy, a przetwarzanie jest niezbędne do jej zawarcia lub wykonania albo do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy;
2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności wynikającego z przepisów o finansach publicznych, rachunkowości, podatkach, archiwizacji oraz prowadzeniu CRU JSFP;
3. art. 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi.

W przypadku danych osób reprezentujących kontrahenta, pełnomocników, pracowników kontrahenta oraz osób wyznaczonych do kontaktu podstawą przetwarzania jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. c lub e RODO.

5. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od charakteru umowy oraz roli osoby Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• nazwę lub firmę prowadzonej działalności gospodarczej;
• stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję;
• nazwę reprezentowanego podmiotu;
• informacje dotyczące umocowania do reprezentowania podmiotu;
• służbowe dane kontaktowe;
• dane zawarte w umowie i dokumentacji dotyczącej jej zawarcia oraz realizacji;
• informacje dotyczące przedmiotu, wartości, okresu obowiązywania i realizacji umowy;
• inne dane, których przetwarzanie jest niezbędne ze względu na obowiązujące przepisy prawa.

W CRU JSFP udostępniany jest wyłącznie zakres informacji wymagany przepisami prawa. Dane niewymagane, w szczególności numer PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, prywatne dane kontaktowe, numer rachunku bankowego oraz podpis, nie podlegają publikacji. Analizowane zarządzenie również przewiduje publikację wyłącznie danych wymaganych przepisami oraz wyłączenie danych osobowych i informacji chronionych, które nie są objęte obowiązkiem publikacji.

6. Źródło danych

Jeżeli Pani/Pana dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, źródłem danych może być:

• osoba fizyczna lub podmiot będący stroną umowy;
• pracodawca, zleceniodawca albo inny podmiot, który Pani/Pan reprezentuje;
• pełnomocnik strony umowy;
• osoba wskazująca Panią/Pana jako osobę odpowiedzialną za kontakt lub realizację umowy;
• właściwy rejestr publiczny albo inne legalnie dostępne źródło.

Administrator może w ten sposób pozyskać w szczególności dane reprezentantów, pełnomocników, pracowników kontrahenta oraz osób wskazanych do kontaktu.

7. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1. minister właściwy do spraw finansów publicznych oraz podmioty odpowiedzialne za prowadzenie i obsługę CRU JSFP;
2. użytkownicy CRU JSFP oraz inne osoby korzystające z publicznie dostępnych informacji zawartych w rejestrze – wyłącznie w zakresie podlegającym udostępnieniu na podstawie przepisów prawa;
3. organy administracji publicznej, sądy, organy kontroli, organy ścigania oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa;
4. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, serwisowe, prawne, pocztowe lub archiwizacyjne – w niezbędnym zakresie i na podstawie odpowiednich umów;
5. inne podmioty uprawnione do uzyskania informacji na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej lub innych przepisów szczególnych.

Należy uwzględnić, że informacje prawidłowo udostępnione w CRU JSFP mogą być dostępne dla nieograniczonego kręgu odbiorców.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane:

1. przez okres zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy;
2. po zakończeniu umowy – przez okres wynikający z przepisów dotyczących finansów publicznych, rachunkowości, podatków, archiwizacji oraz przedawnienia roszczeń;
3. w CRU JSFP – przez okres wskazany w przepisach regulujących funkcjonowanie rejestru.

Zgodnie z analizowanym zarządzeniem informacje o umowie mają być usuwane z CRU JSFP po upływie pięciu lat, liczonych od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• uzyskania kopii danych;
• sprostowania danych nieprawidłowych;
• uzupełnienia danych niekompletnych;
• ograniczenia przetwarzania;
• usunięcia danych – jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO;
• wniesienia sprzeciwu – jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

Prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu może nie przysługiwać w zakresie, w którym przetwarzanie lub udostępnianie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze albo zadania realizowanego w interesie publicznym.

10. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa.

11. Informacja o obowiązku podania danych

Podanie danych osobowych:

• jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy – jeżeli Pani/Pan jest jej stroną;
• może być obowiązkiem ustawowym;
• może być niezbędne do potwierdzenia umocowania do reprezentowania kontrahenta, prowadzenia kontaktu roboczego lub realizacji umowy.

Niepodanie wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia lub prawidłowej realizacji umowy.

W przypadku reprezentantów, pełnomocników, pracowników kontrahenta i osób wyznaczonych do kontaktu dane są przekazywane Administratorowi w związku z wykonywaniem przez te osoby obowiązków zawodowych albo reprezentowaniem strony umowy.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec Pani/Pana decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Panią/Pana.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie przewiduje przekazywania danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, chyba że obowiązek lub możliwość takiego przekazania będzie wynikać ze sposobu funkcjonowania CRU JSFP albo z rozwiązań technicznych stosowanych przez uprawniony podmiot obsługujący rejestr.

W takim przypadku przekazanie danych będzie następowało wyłącznie z zachowaniem wymagań określonych w rozdziale V RODO.